工程会議が終わっても、決定事項の整理、担当者への確認、議事録の配布が残る。AI議事録は、このうち文字起こしや下書きの整理を補助できます。最初に決めるのは製品名よりも、「どの会議を対象にし、誰が内容を確かめて共有するか」です。
会社と参加者が録音・外部サービスの利用を認めた会議を選び、文字起こしと要約を試します。数量・金額・日付・合意内容は元音声や資料で照合し、担当者の承認後に共有します。AIの出力だけで発注・施工の指示を確定しない運用にします。
会議の種類から選ぶ、AIに任せる作業の早見表
| 会議・打ち合わせ | AIに任せる下書き | 人が確認するポイント |
|---|---|---|
| 社内の工程会議 | 工区ごとの進捗・宿題の整理 | 日付、作業の順序、担当、前提条件 |
| 発注者との協議 | 提案・決定・保留の仕分け | 正式な合意の有無、変更範囲、金額・数量 |
| 協力会社との調整 | 依頼事項と期限の一覧 | 会社名、担当、資材・重機・人員の手配 |
| 安全に関する打ち合わせ | 確認事項と是正候補の整理 | 現場の実態、具体的な指示、実施担当 |
| オンライン定例 | 議題ごとの要点と次回課題 | 録音対象、発言者、画面で示した資料 |
製品を比べる前に、1件の議事録の完成条件を決めます。「決定事項・担当・期限が分かり、会議担当者が承認できる」など、確認可能な条件にしてください。録音を認められない会議は、許可された手書きメモの整理や従来の記録方法を検討します。
「会議は何時間、議事録は何分が普通か」という一般値より、自社の現状を測るほうが選定に役立ちます。会議の長さ、準備・作成・確認・配布の時間、差し戻しの内容を記録します。1回の出力速度だけでは、業務全体が軽くなったか判断できません。
文字起こしが難しくなる条件
建設の打ち合わせでは、工事名・会社名・工区名と、数量・単位・日付が混在します。「養生」「打設」などの用語が読めても、会社名を別の会社へ変換したり、「15日」と「25日」を取り違えたりすると、業務に使える記録になりません。
屋外の風音、重機の音、室内の反響、同時発話も条件を変えます。サービスの紹介ページにある精度の数字を、そのまま自社の現場に当てはめず、実際に使う端末・場所・話し方で試してください。
AI議事録ツールでできること — 文字起こし・話者識別・要約の3機能
AI議事録ツールの中核機能は3つに整理できます。製品選定で「何ができればよいか」を判断する出発点になります。
機能1: 音声認識による文字起こし
会議の録音データをアップロードする、もしくはリアルタイムでマイク入力を流すと、AI音声認識が音声をテキストに変換します。専門用語や固有名詞の扱いは、製品だけでなく録音条件・辞書設定にも左右されます。同じ許可済みの音声で比較します。
機能2: 話者識別（話者分離）
複数人の発話を「Aさん」「Bさん」のように自動で分けて記録する機能です。発注者と協力会社が混在する打ち合わせでも、発言を追いやすくなります。ただし、話者の番号と実名の対応や、重なった発言は人が確認します。話者識別の精度は、マイクの配置（卓上マイク1本か個別マイクか）にも左右されます。
機能3: 生成AIによる要約
文字起こしされたテキストを生成AI（ChatGPT・Claude・Gemini など）に渡し、「決定事項」「次のアクション」「保留事項」などに整理する機能です。最近の議事録ツールは要約機能を内蔵していることが多く、ボタン1つで会議の要点だけを抽出できます。
生成AIの一般的な使い方は建設業で生成AIを活用する方法で整理しています。このガイドでは、会議メモ以外の書類の下書きや、社内で試す仕事の選び方も説明しています。
比較候補になるAI議事録ツール4例
以下は2026年10月16日に公式情報を確認した機能の例です。編集部による同条件の精度試験や推奨順位ではありません。月額だけを並べず、会議の長さ、利用人数、文字起こし・要約の上限、保存・共有の条件を揃えて比較してください。
| 製品 | 公式情報で確認した機能・方式 | 自社で試す・照合すること |
|---|---|---|
| LINE WORKS AiNote | 文字起こし、話者分離、AI要約、Web会議録音 | 利用者全体で共有する時間枠、要約回数、管理機能 |
| Notta | 文字起こし、話者識別、プラン別のAI要約 | 1回あたりの長さ、月の時間枠、出力・共有の条件 |
| Rimo Voice | 文字起こし・要約、プラン別の共有機能 | 使用するプラン、編集・共有の流れ、追加機能の条件 |
| ScribeAssist | オフラインでの文字起こし・要約の構成 | 対応端末、要約方式、通信が発生する機能・設定 |
LINE WORKS AiNote：組織での共有を確認する
公式ページには、文字起こし・話者分離・AI要約、Web会議録音の機能が掲載されています。利用時間や要約回数などの枠は契約条件とあわせて確認してください。既にLINE WORKSを使っていても、AiNoteを追加料金なしで使えると決めつけず、契約と利用者管理の条件を照合します。
出典: LINE WORKS AiNote 製品・料金情報 — LINE WORKS（2026-10-16確認）
Notta：短い試用と実際の会議を分ける
公式料金表では、フリープランの文字起こしは月120分、1回3分までとされています（2026-10-16確認）。短い音声を試せても、長い工程会議をそのまま評価できるとは限りません。利用予定のプランで、1回の長さ、出力、要約回数を確認してください。
出典: Notta 料金プラン — Notta。条件は確認日時点の表示で、契約時には最新情報を確認
Rimo Voice：出力から共有までを通して試す
公式ページで文字起こし・要約とプラン別の機能を確認できます。生成された文章を自社の議事録書式へ移す作業、担当者への確認依頼、共有後の修正までを試してください。利用人数と処理量を揃え、現在の利用形態に合う条件で費用を見積もります。
出典: Rimo Voice 料金プラン — Rimo（2026-10-16確認）
ScribeAssist：オフライン処理の範囲を確認する
公式ページは、オフラインで使う文字起こし・要約を案内しています。ただし、利用する要約方式や追加の連携機能まで、すべて通信しないと推測しないでください。会社が許可する構成で録音から出力まで動くか、提供元の仕様と実機で確認します。
出典: ScribeAssist 製品情報 — アドバンスト・メディア（2026-10-16確認）
1回の会議の上限、同時に使う人数、要約回数、書式への出力、保存期間、退会後のデータ取得も確認します。無料の試用条件と、有料契約後の条件は分けて記録してください。
中小建設会社向けの選定基準 5項目
候補から自社に合うものを選ぶための判断軸を整理します。優先順は会社の体制で変わりますが、いずれも事前に確認しておくべき項目です。
基準1: 専門用語の認識精度
「養生」「打設」「仮設」「鉄筋」など建設業の用語を正しく変換できるかは、議事録の修正時間に直結します。製品間の優劣はここでは断定しません。使用許可のある同じ音声で、重要語の誤りと修正にかかった時間を比較してください。
辞書登録機能の有無も重要です。協力会社名や工事名を辞書に追加できるツールは、登録した語が実際の出力に反映されるかを試せます。
基準2: 現場ノイズへの耐性
屋外・仮設テント・プレハブ事務所など、騒音とエコーが多い環境での録音音質に耐えられるかを確認します。卓上マイクの集音範囲、ノイズキャンセル機能、複数人同時発話の処理能力が指標です。端末やマイクを変えた場合は、同じ場所で短く録り直し、聞き取りやすさと出力を比較します。
基準3: スマホ完結で操作できるか
現場で議事録ツールを使うのは、PC を開く時間が取れないことがほとんどです。スマホで録音 → 文字起こし → 共有 までを完結できるか、専用アプリの操作が直感的か（IT が苦手な人でも使えるか）が定着の鍵です。
基準4: セキュリティと情報管理
入札関連の打ち合わせ、設計変更協議、原価交渉など、機密性の高い内容を扱う場合は、クラウドへの提供が許可されるかを先に確認します。オフライン型でも端末の管理、保存先、出力後の共有範囲を決める必要があります。発注者から「クラウド保存禁止」の指定が入ることもあるため、社内ルールを整理してから選定してください。
基準5: 月額料金と従量課金の構造
月額固定制と、文字起こし時間に応じた従量課金制があります。会議時間が安定している企業は月額制、繁忙期と閑散期で会議数が変動する企業は従量制が有利になる傾向があります。複数現場をまたぐ場合は「ユーザー数課金」と「現場数課金」の違いも確認しておくと、契約後の追加費用が読みやすくなります。
試行から承認・共有までの導入手順
以下は編集部の運用例です。録音や外部サービスの利用が承認されていることを前提に、会議1件で完了までを通して確認します。導入期間や削減時間を保証する手順ではありません。
1. 会議と完成条件を選ぶ
社内の定例など、記録担当者が内容を確かめられる会議を選びます。録音の承認者、利用できるサービス、議事録の確認担当者、配布先を先に決めます。「録音してよい」ことと「外部サービスへ音声を渡してよい」ことは分けて確認してください。
議事録が従来どの書式で共有され、どこで承認されているかも書き出します。ツールの出力と提出先の書式が違う場合、転記や整形が残ります。その作業を含めて導入の見通しを立てます。
2. 録音前に案内し、短くテストする
録音の目的、文字起こし・要約に使うサービス、保存先、共有範囲を参加者へ案内します。会議の開始前に短く録り、端末から離れた人の声も聞き取れるかを確認してください。録音が許可されない場合は、録音せずに記録する方法へ切り替えます。
長い会議では端末の電源、容量、時間上限も確認します。録音が途中で止まった場合は、欠けた範囲を明記し、残りをAIに推測させないようにします。
3. 文字起こしを音声・資料と照合する
誤りやすい会社名・工区・担当者名に加え、数量、単位、金額、日付、否定表現を確認します。「実施しない」「まだ承認していない」といった発言の取り違えは、意味を逆にするため注意が必要です。
聞き取れない発言には「聞き取り不明」と時刻を残します。文字起こしにない内容を補って滑らかな文章にするより、誰へ確認するかが分かる記録にします。重要な決定や指示は、その発言の前後も音声で確かめてください。
4. 要約し、担当者が承認する
文字起こしを確認してから、決定・提案・保留を分けて要約します。承認する担当者は、必要な情報が省略されていないか、未決定の案が決定事項になっていないかを確認します。AIへ追加指示して作り直した場合も、更新後の内容を再確認します。
後述のテンプレートを自社の書式に合わせて使ってください。生成AIの一般的な入力方法は、生成AI活用ガイドでも説明しています。
5. 配布・訂正・保存までを試す
承認済みの版を決めた配布先へ共有し、担当・期限がある課題は台帳へ反映します。自動連携を設定する場合も、初めは承認前の文章が外部へ流れないことを確認します。
配布後に訂正が出たら、更新日・訂正箇所・確認者を残し、旧版との混同を防ぎます。音声・文字起こし・完成した議事録は同じ期間保存するとは限らないため、それぞれの保存・削除のルールを決めておきます。
コピーして使う、議事録の要約指示と書式
以下は架空データで試すための編集部の入力例です。録音データや文字起こしを、許可なく別のAIサービスへ移さないでください。ツール内の要約機能を使う場合も、出力を確認する観点は同じです。
次の会議メモを、下記の議事録の書式で整理してください。 入力にない事実、担当者、期限、数量、金額は補わず「未確認」としてください。 「提案」「決定」「保留」を分け、正式な合意が読み取れない事項を決定と扱わないでください。 各事項に元メモの段落番号または音声の時刻を付けてください。根拠がない場合はその旨を記載してください。 最後に、担当者へ確認する質問を一覧にしてください。
議事録の基本書式
| 項目 | 記載する内容 | 確認の観点 |
|---|---|---|
| 会議情報 | 会議名、工事名、日時、参加者 | 別現場や前回の情報が残っていないか |
| 決定事項 | 合意した内容、適用する範囲 | 発言・資料の根拠と一致するか |
| 提案・保留 | 検討案、未決定の理由 | 決定事項と混ざっていないか |
| 宿題 | 作業内容、担当者、期限 | 担当と期限を本人が確認できるか |
| 要確認 | 聞き取り不明、矛盾、資料不足 | 確認先と根拠の位置が分かるか |
| 承認・共有 | 確認担当、承認日、配布先 | 承認済みの版を特定できるか |
架空の会議メモで、出力の違いを確かめる
[01] A工区の資材搬入は、10月22日を候補にする。運送会社への確認はまだ。 [02] B社の田中さんが、10月19日までに日程を確認する。 [03] 仮置き場を東側に変える案が出たが、今回は決めていない。
この入力例で確認するのは、10月22日が「確定した搬入日」になっていないか、10月19日が「搬入日」へ置き換わっていないか、東側への変更が決定事項になっていないかです。担当者が未決定の内容を見つけられる状態かを確かめます。
記録の文末が整っていても、決定と提案の区別が誤っていれば使える議事録ではありません。出力だけを読んで評価せず、元メモと対応させて確認してください。
承認前に見るチェックリスト
- 工事名、工区、会社名、参加者名が元資料と一致しているか。
- 数量と単位、金額、日付が入れ替わっていないか。
- 否定や条件つきの発言が省略されていないか。
- 提案・保留・未承認の事項が、決定事項になっていないか。
- 宿題の担当・期限に、入力にない推測が加わっていないか。
- 聞き取り不明や矛盾が、確認先とともに残っているか。
1週間の試行と、確認時間を含めた効果測定
試行期間は編集部の計画例です。最初から全社の会議を対象にせず、同じ種類の会議で運用を確かめます。
| 進め方の例 | 試すこと | 残す記録 |
|---|---|---|
| 1日目 | 対象会議・担当・利用環境を決める | 承認条件、従来の所要時間 |
| 2日目 | 架空または許可済みの短い音声を試す | 聞き取れない条件、機能・時間上限 |
| 3〜4日目 | 実際の会議で作成から承認まで通す | 誤り、修正時間、共有時の手間 |
| 5日目 | 従来と総時間・品質を比べる | 継続、調整、今回は見送りの判断 |
効果測定シート
| 記録する項目 | 従来の方法 | AIを使う方法 |
|---|---|---|
| 会議の種類・長さ・参加人数 | 同程度の会議を選ぶ | 同程度の会議を選ぶ |
| 準備 | メモ・資料準備の時間 | 案内、設定、録音テストの時間 |
| 下書き | 議事録の整理時間 | 取込、文字起こし、要約の時間 |
| 確認・修正 | 内容確認と承認の時間 | 音声照合、修正、承認の時間 |
| 配布・転記 | 共有と課題台帳への反映時間 | 出力、書式調整、共有、転記の時間 |
| 合計と品質 | 総時間、差し戻し件数 | 総時間、重要な誤り、差し戻し件数 |
たとえば、従来60分かかっていた作業が、準備10分・下書き5分・確認25分・配布5分の計45分になれば、差は15分です。これは算定方法を示す仮定例で、導入実績ではありません。生成だけの5分を見て55分削減と数えないようにします。
重要な誤りが残る場合は、総時間が短くても外部提出へ進めません。実施条件が違う会議を単純に比較せず、複数件の結果と確認担当者の負担を見て判断します。
契約費用を見積もるときのメモ
文字起こしが月の会議時間に収まるかだけでなく、長い会議1件を扱えるか、要約の再生成が追加の枠を使うか、確認担当者が閲覧するための契約が必要かも整理します。全員分の録音時間を足した利用量と、同時開催の数は別の条件です。
端末・マイク、利用者の準備、運用説明、書式への転記といった作業も費用に含めます。契約額の安さと、確認・共有までの工数を分けて比較すると、月額だけでは見えない差を把握できます。
現場の音声で認識精度を上げる運用のコツ
高精度をうたうツールでも、録り方が悪ければ文字起こしは崩れます。ツール選定と同じくらい、現場での録音の仕方が結果を左右します。録音の条件を揃えてからツールを比較すると、どこを直すべきか判断しやすくなります。
マイクの位置を先に決める
スマートフォンを机の端に置いたまま6人で打ち合わせをすると、遠い席の発言が拾えません。卓上マイクは参加者の中央、スマートフォンなら発言が多い人の正面に置きます。屋外や仮設テントでは、風の音がそのままノイズになるため、簡易的な風防をつけるだけでも認識率が変わります。
プレハブ事務所は壁の反響が強く、音が二重に入ります。カーテンや資料の山など吸音するものが近くにあると改善します。
冒頭で参加者に名乗ってもらう
話者識別は、声の特徴を手がかりに発言者をグループ分けする仕組みです。冒頭に「◯◯建設の△△です」と一人ずつ短く話してもらっても、分離の精度そのものが上がるとは限りません。ただし「話者1」「話者2」と機械的に振られたラベルを後から実名に直す作業が、格段に楽になります。話者名の割り当て機能を持つ製品では、この冒頭の一言がそのまま手がかりになります。
工事名と協力会社名を先に辞書へ入れる
辞書登録に対応したツールなら、着手前に工事名・現場名・協力会社名・主要な担当者名を登録しておきます。工事名・会社名・人名は前後の文脈だけでは判別しきれず、辞書がないと別の漢字に変換されたまま残りやすい部分です。工事が変わるたびに登録し直す運用にすると、修正の手間が積み上がりません。
要約の前に重要な内容を照合する
文字起こしの誤変換を残したままAI要約にかけると、誤りが要約にも引き継がれます。工事名・会社名・数量・日付に加えて、否定や合意内容など意味に関わる部分も音声と照合します。固有名詞だけの修正で、内容全体を確認したことにはなりません。
工事の打ち合わせをAIにかけるときの情報の扱い
議事録AIの導入で最後に引っかかるのが、この点です。工事の打ち合わせ音声には、発注者の予算感、設計変更の協議内容、協力会社への提示単価、作業員の氏名や健康状態まで含まれます。氏名を伴う音声や文字起こしは個人情報にあたり得ますし、体調や既往症に関する発言は取り扱いにより慎重さが求められる情報です。これらをそのままクラウドに上げてよいかは、ツールの性能とは別の判断になります。利用目的、保存期間、アクセスできる範囲、外部サービスに預ける場合の管理をあわせて決めておいてください。
打ち合わせの種類で使い分ける
すべてを同じツールで処理する必要はありません。社内会議だからクラウドへ提供できる、発注者との協議だからオフラインでよい、とは一律に決めません。会議の内容と案件の契約、社内の情報管理方針に合わせて、録音・提供できる範囲を判断します。
契約書と仕様書の情報の取り扱い条項を先に読む
公共工事では仕様書に情報の取り扱いに関する条項が置かれていることがあり、民間工事でも契約書に守秘義務や資料管理の条項が置かれることがあります。外部サービスに音声を預ける行為がこれらに触れないかは、案件ごとに条項を確認するのが確実です。判断がつかない場合は、発注者に録音とツール利用の可否を先に確認しておくと、後から問題になりません。
入力データが学習に使われる設定かを確認する
入力データが学習に使われるか、サービス改善や人手レビューに使われるか、どこに何日保存されるか、外部の音声認識エンジンに再委託されるか、処理が国外で行われるか。これらは製品と契約プランによって扱いが分かれます。製品名や法人・個人の区分だけで判断せず、利用する契約の条件を確認します。管理画面の設定だけで判断せず、利用規約とセキュリティ資料まで確認してください。確認した内容と日付を社内に記録しておくと、発注者から問い合わせがあったときに答えられます。
録音することを参加者に伝える
協力会社や作業員が同席する打ち合わせでは、録音していることを冒頭で伝えます。氏名や体調に関する発言が記録に残る以上、参加者が知らないまま録られている状態は避けるべきです。あわせて、何のために録音するのか、AIで文字起こしと要約を行うこと、議事録を誰まで共有するか、音声をいつまで保存するかも伝えておくと、後から認識のずれが起きません。
社内ルールとして決めておく項目は4つです。どの打ち合わせでどのツールを使うか、録音の可否を誰が判断するか、議事録の共有範囲、そして音声データを削除するタイミング。この4点を1枚にまとめておけば、担当者が変わっても運用が崩れません。
無料相談で整理できることと、相談前の準備
1つの会議で試す段階では、記録担当者と確認担当者を決めて進められます。ツールを試しても修正が減らない、承認や共有が止まる、複数現場へ広げるルールを決められない場合は、書類の流れから見直すことが考えられます。
| 困っていること | 相談で整理する内容 | 分かる範囲で用意するもの |
|---|---|---|
| 製品が絞れない | 会議の条件と比較項目 | 月の会議時間、利用人数、必要な書式 |
| 修正が多い | 録音方法、確認の順序、担当 | 誤りの種類、準備から修正までの時間 |
| 共有が定着しない | 承認・配布・訂正の流れ | 現在の手順、配布先、使っているツール |
| 現場ごとに運用が違う | 共通ルールと例外の扱い | 対象会議、利用環境、管理担当 |
相談フォームに音声や契約資料を添える必要はありません。機密情報を含めず、「どの会議で、どの作業が止まるか」を記入できれば、最初の整理に使えます。
会議の種類、いまの作り方、確認・配布の手順に合わせて、ツール選定と試行の進め方を無料でご相談いただけます。 議事録自動化の進め方を無料で相談する
議事録を配る先の整理には建設業向けグループウェア比較、書類業務全体の試行には生成AI活用ガイドを参照してください。実行支援の内容はツール導入支援で確認できます。
補助制度を調べる場合は、デジタル化・AI導入補助金2026の公式情報で、現在の申請枠、登録ITツール、対象経費と手続きの順序を確認してください。議事録AIなら必ず対象になるという意味ではありません。補助金活用ガイドも参考になります。
公式に公表された建設業の導入事例と参考情報
LINE WORKSが2025年6月2日に公表した資料では、飛島建設は約1か月の試験導入を経て、同年6月からAiNoteを本格導入するとしています。既に利用していたLINE WORKSと同じアカウントを使えることも採用理由として説明されています。
これは提供会社が公表した特定企業の事例で、編集部による比較試験ではありません。本記事では削減率や中小建設会社での再現性を推測せず、自社の会議で確認・修正を含めて測る進め方を提案しています。
- 飛島建設の導入発表 — LINE WORKS、2025年6月2日公表（2026-10-16確認）
- LINE WORKS AiNote — 機能・プランの確認（2026-10-16確認）
- Notta料金プラン — 契約ごとの時間上限・機能の確認（2026-10-16確認）
- Rimo Voice料金プラン — プラン・共有機能の確認（2026-10-16確認）
- ScribeAssist — 動作環境・処理方式の確認（2026-10-16確認）
よくある質問
- 建設業でAI議事録を試すなら、何から始めますか？
- 録音と外部サービスの利用が認められ、記録担当者が内容を確認できる会議を1つ選びます。完成条件と承認・共有の担当を決め、短い音声で試してから作成・確認・配布までを通してください。
- AI議事録ツールはどの製品がよいですか？
- この記事では4製品の公式情報を例示しています。推奨順位ではなく、同じ許可済みの音声で、専門用語、数量・日付、話者、修正時間、出力・共有、契約条件を比較して選びます。
- 無料プランで長い会議も試せますか？
- 月の時間枠とは別に、1回の録音・文字起こし上限が設定されている場合があります。利用するプランの条件を確認し、試用できた長さが実際の会議に足りるかを照合してください。
- 要約された議事録をそのまま共有してよいですか？
- 数量・単位・金額・日付・否定表現と、提案・決定・保留の区別を元音声や資料で確認し、担当者が承認してから共有します。不明な内容を推測で埋めず、確認先を残してください。
- 機密情報を含む会議でも使えますか？
- 録音と外部提供の可否、案件の契約、社内規程、サービスの処理・保存・共有条件で判断します。オフライン型でも端末や出力後の資料管理が必要です。可否が分からない場合は管理担当者へ確認してください。
- どのくらい時間を減らせますか？
- 会議と運用条件で異なります。準備、文字起こし・要約、音声照合・修正、承認、配布・転記を含めた総時間と重要な誤りを従来の方法と比べます。この記事の試行日程や時間例は実績値や効果保証ではありません。