会社概要と電子契約導入前の課題
埼玉県で鉄骨造・RC造を中心とした新築工事と改修工事を手がけるE建設（仮称、従業員50名）は、2024年秋に電子契約の導入を決断しました。年間の契約件数は約360件（月平均30件）、取引のある協力会社は50社に及びます。
この規模の建設会社が毎月こなす契約業務量は、想像以上に重い。1件の工事請負契約を締結するまでのフローを追うと、その重さの正体が見えてきます。
契約書をWordで作成する → 印刷して押印 → 収入印紙を郵便局で購入して貼付 → 封筒に入れて特定記録郵便で発送 → 相手方が押印して返送 → 受領・確認・保管
このフローで1件あたり平均10営業日かかっていました。急ぎの工事では「まだ契約書が手元に届いていないのに着工している」という状態が月に数件発生しており、法的に無防備な期間が常態化していたといえます。
| 業務 | 1件あたりの所要時間 | 月30件×年12ヶ月 |
|---|---|---|
| 契約書作成・印刷・押印 | 約45分 | 年270時間 |
| 収入印紙の購入・貼付 | 約30分 | 年180時間 |
| 発送・返送管理・保管 | 約20分 | 年120時間 |
| 保管書類の検索・確認 | 月8時間（全件合算） | 年96時間 |
| 合計 | — | 年約666時間 |
コスト面では、月30件の契約書のうち印紙税対象（請負金額100万円超）が約20件。1通あたりの平均印紙税額を4,000円と試算すると、月8万円・年96万円が収入印紙代として消えていました。郵送費を加えると年間のランニングコストは110万円を超えていた計算です。
E建設の経営企画担当のF氏は「印紙代はずっと”しょうがないコスト”として見ていた。でも数字にしてみると、年100万円を超えていて驚いた。これを削れるなら話は早い」と振り返ります。
建設業の工事請負契約書は印紙税法上の課税文書です。請負金額が100万円を超えると収入印紙の貼付が必要になり、金額帯によって200円〜6万円の印紙税が発生します。電子契約（電磁的記録）には印紙税が課税されないため、印紙税ゼロが実現します（国税庁見解）。
電子契約サービスを選んだ理由 — クラウドサインを選定した経緯
F氏はまず、建設業の電子契約に対応しているサービスを3つ候補に挙げました。クラウドサイン（弁護士ドットコム）、GMOサイン（GMOインターネットグループ）、freeeサイン（フリー）の3択です。
最終的にクラウドサインを選んだ判断軸は4点でした。
受信側にアカウント登録が不要
クラウドサインはメール認証方式を採用しており、契約書を受け取る相手方（協力会社）はアカウント登録なしでメールのURLをクリックするだけで署名できます。取引のある50社の協力会社すべてにアカウント取得を求めるのは現実的ではないため、この点が決め手になりました。
建設業での導入実績が豊富
クラウドサインのサービスサイトには建設業の導入事例が複数掲載されており、建設工事請負契約に必要な記載事項（建設業法第19条）を網羅したテンプレートが用意されていました。「建設業に疎いサービスを選んで後から問題が出るリスクを避けたかった」（F氏）という判断です。
IT導入補助金の対象ツール
クラウドサインはIT導入支援事業者として中小企業庁に登録されており、IT導入補助金の申請が可能です。後述する補助金活用も見据えて、補助金対象ツールであることを選定条件に含めていました。
月額コストが利用量に比例する
送信件数によってプランが分かれているため、月30件の利用規模に合ったプランを選べます。固定の高額プランを強制されないコスト構造が、中小建設会社に合っていると判断しました。
E建設が選択したのは月60送信まで対応のプランで、月額費用は約22,000円。年間264,000円の費用に対し、年間約96万円の印紙税削減が見込めるため、導入初年度から大幅な黒字効果が出ると試算しています。
導入準備 — 社内規程整備と協力会社への説明
社内の承認フローを設計する
アカウントを開設する前に、F氏が最初に着手したのは「誰が何をどの権限で操作するか」の整理です。紙の契約では押印権限が明確でしたが、電子契約では「誰がシステム上で送信ボタンを押せるか」の設計が必要になります。
E建設では以下の承認フローを設定しました。
- 契約金額1,000万円未満 — 事務担当者が作成し、工事部長が承認後に送信
- 契約金額1,000万円以上 — 工事部長が作成し、代表取締役が承認後に送信
- 変更契約・覚書 — 担当者が作成し、工事部長が承認後に送信
このフローをシステムの「ワークフロー機能」に設定する作業が約3日かかりました。合わせて、電子契約に移行することを社内周知し、事務担当者2名に操作トレーニングを実施しています。
社内規程・就業規則への記載
電子契約で締結した書類を法的証拠として有効に活用するためには、就業規則や社内文書管理規程に「電磁的方法による契約締結を行う」旨を明記することが望ましいとされています。E建設ではこの変更を社労士・行政書士に確認しながら進め、2週間で完了させました。
建設業法第19条第1項は工事請負契約書への記載事項を定めており、電子契約に移行しても必要記載事項は変わりません。テンプレートに「工事内容」「請負代金の額」「工事着手・竣工の時期」「前払金の定め」「紛争解決方法」等が含まれているか、契約書テンプレートを運用前に必ず確認してください。
協力会社50社への事前説明
最も懸念していた工程が協力会社への説明です。取引年数が長い職人会社や高齢の代表者が多く、「電子化を拒否されたら契約できなくなる」という不安がありました。
F氏が選んだアプローチは、一斉通知ではなく個別対話です。取引頻度の高い上位20社に電話で事前説明し、残り30社には文書（A4一枚の案内状）を送付しました。
A4案内状の内容は4点に絞りました。
- クラウドサインに切り替える理由（印紙税削減・業務効率化）
- 相手方の操作方法（メールのURLをクリックするだけ）
- 費用負担（すべてE建設側が負担。協力会社の費用ゼロ）
- 紙の契約を希望する場合は申し出てほしい旨
結果として、50社のうち47社が電子契約に同意。残り3社は「紙でお願いしたい」との申し出があり、この3社については当面は紙の契約を継続することにしました。
「最初の20社への電話での手応えが良くて、正直ほっとした。年配の職人会社でも『メールのURLをクリックするだけでいいなら問題ない』という反応が多かった」（F氏）
展開プロセス — パイロット3社から全50社への段階的展開
フェーズ1 — パイロット3社での試験運用（1〜2週目）
電子契約の最初の相手として、取引頻度が高く関係性の良い協力会社3社を選びました。選定基準は「問題が起きたときに率直にフィードバックをもらいやすい先」です。
パイロット期間中は、F氏が送信後に電話で「メールは届きましたか」「操作に困ったことはありますか」と確認を入れました。3社ともオンライン署名に成功し、特段のトラブルは発生しませんでした。
この2週間で明らかになった改善点は2つです。
- 送信メールの件名に「【工事名】電子契約書が届いています」と具体的な工事名を入れることで、迷惑メールと間違えられるリスクが減った
- 署名期限を「7日以内」から「14日以内」に延長したほうが、多忙な協力会社に配慮できると判断
フェーズ2 — 上位20社への展開（3〜6週目）
パイロット3社で問題がないことを確認後、月の契約件数が多い上位20社に展開しました。全20社に「今月から電子契約で送ります」と電話で一言添えてから初回送信を行ったことで、未開封・未署名のトラブルはゼロでした。
この段階で月の電子契約比率は約55%（30件中16件程度）に達しました。
フェーズ3 — 全47社への完全移行（2〜3ヶ月目）
残り27社への展開を2ヶ月目に完了し、紙契約継続を希望した3社を除く全取引先で電子契約が稼働。月の電子契約比率は約90%に達し、紙の契約書は特殊ケースのみになりました。
展開にかかった総期間は約3ヶ月。F氏は「段階的に進めたことで、各フェーズで小さな問題を拾い上げながら改善できた。一斉移行を強行していたら混乱していたと思う」と評価しています。
| フェーズ | 対象 | 電子契約比率 | 所要期間 |
|---|---|---|---|
| フェーズ1 | パイロット3社 | 約10% | 2週間 |
| フェーズ2 | 上位20社 | 約55% | 4週間 |
| フェーズ3 | 全47社 | 約90% | 4週間 |
定量的な変化 — 契約締結日数・印紙税削減・紙コスト削減
導入開始から6ヶ月が経過した時点での効果測定結果です。
| 指標 | 導入前 | 導入後（6ヶ月） | 変化 |
|---|---|---|---|
| 契約1件あたりの締結日数 | 平均10営業日 | 平均1営業日 | 90%短縮 |
| 契約業務の月間工数 | 月約55時間 | 月約12時間 | 78%削減 |
| 収入印紙代 | 月約80,000円 | 0円 | 年間約96万円削減 |
| 郵送・封入費用 | 月約13,000円 | 約1,000円（一部紙継続分） | 92%削減 |
| 書類の保管スペース | キャビネット4台分 | クラウド（スペースゼロ） | 省スペース |
| 過去書類の検索時間 | 月8時間 | 月0.5時間 | 94%削減 |
| 工事着工前に契約未締結のケース | 月2〜3件 | ほぼゼロ | リスク解消 |
コスト面で最も大きいのは印紙税の削減です。月30件のうち電子化できた27件（電子化率90%）分の印紙税がゼロになったことで、年間換算で約86万円の節約になっています。郵送費の削減（年間約14.4万円）と合わせると、年間コスト削減額は約100万円です。
クラウドサインの年間利用料（約26.4万円）を差し引いた純粋なコスト削減は年間73.6万円。さらに、月43時間の業務時間削減を時間単価2,500円で換算すると年間約129万円分の生産性向上効果があり、総合効果は年間200万円を超える水準です。
F氏は「印紙代の削減だけでも投資回収できると思っていたが、時間の削減効果がそれ以上に大きかった。事務担当者2名が月43時間を別の業務に使えるようになったことの価値が大きい」と話します。
現場で起きたトラブルと対処法
トラブル1 — 協力会社のメールが迷惑メールフォルダに振り分けられた
展開フェーズ2の序盤に、2社の協力会社から「メールが届かない」という連絡が来ました。調査すると、クラウドサインからの送信メールが迷惑メールフォルダに入っていたことが原因でした。
対処としては、初回送信前に「クラウドサインからメールが届きます。迷惑メールフォルダを確認してください」と電話で一言添えることを標準手順に追加しました。また、クラウドサインの管理画面でメール開封状況を確認できるため、未開封のまま時間が経っている場合はリマインドメールを送る運用にしています。
トラブル2 — 高齢の代表者がスマホ操作でつまずいた
協力会社の中に70代の代表者が経営する職人会社がありました。「メールは受け取ったが、ボタンをどこで押せばいいかわからない」と電話がかかってきたケースです。
F氏が電話口で操作を案内しながら署名を完了させました。その後、この代表者向けに「電子契約書への署名手順」をA4一枚の紙に印刷して郵送。手順書を手元に置いてもらったことで、2回目からは自分で操作できるようになっています。
この経験から、IT操作に不慣れな取引先については「最初の1回だけ電話サポートをする」を標準対応として位置づけました。
トラブル3 — 変更契約の扱いで混乱が生じた
工事途中の仕様変更に伴う変更契約（追加工事の覚書）を電子契約で締結しようとしたところ、テンプレートの記載事項が本契約用のまま（着工・竣工日の欄など）で、変更契約に適した書式になっていないことが判明しました。
この問題は、変更契約用・覚書用のテンプレートを別途作成することで解決しています。テンプレートの整備に1週間かかりましたが、その後は変更契約もスムーズに電子化できるようになりました。
工事請負契約の電子化を進める際は、本契約書だけでなく変更契約書・覚書・工事注文書・注文請書など、建設工事で使う書類の種類をあらかじめ洗い出してテンプレートを整備することが重要です。本契約だけ電子化して変更契約は紙のまま、という状態は管理の煩雑さが残ります。
トラブル4 — 協力会社の担当者交代で再説明が必要になった
展開完了後、協力会社の1社で担当者が交代し、新しい担当者が「電子契約のやり方がわからない」と連絡してきました。
担当者交代は想定外の事象でしたが、対応は簡単でした。署名手順を説明したA4の案内文を再送し、電話で操作確認を行うだけで解決しています。クラウドサインの操作そのものは非常にシンプルなため、5〜10分の電話サポートで対応できました。
電子帳簿保存法への対応
電子契約の導入が、もう一つの規制対応も同時に実現しました。電子帳簿保存法です。
2024年1月から本格施行された電子帳簿保存法では、電子的に作成・受領した書類（電子契約で締結した契約書を含む）を電子データのまま保存することが原則義務化されています。紙に印刷してスキャナで取り込む運用では、電子データとしての保存要件を満たさないケースがあります。
クラウドサインでは締結済みの契約書がクラウド上に保管され、日付・相手方名・案件名で検索できる状態になります。これは電子帳簿保存法が求める「検索機能の確保」要件を満たしており、電子契約の運用自体が法令対応と直結しています。
E建設ではクラウドサインへの移行後、以下の対応も合わせて行いました。
- 締結済み契約書の保存期間ルールを社内で明文化（工事完成後10年保存）
- 検索できる状態を維持するため、案件名・発注元の入力を送信前の確認項目として追加
- 紙で締結した既存の契約書のスキャン保存方針を別途策定（過去書類の電子帳簿保存法対応）
電子帳簿保存法の詳細については電子帳簿保存法とは — 建設業の対応ポイントを解説を参照してください。
今後の展望 — 受発注・請求書の電子化へ
電子契約の定着から6ヶ月が経過したE建設は、次のステップとして受発注データと請求書の電子化を計画しています。
現状の課題は、電子契約で締結した工事の発注書・注文書がまだ紙で運用されている点です。契約は電子化できたのに、その後の工事指示書や変更指示書は紙でやり取りしているという非連続な状態が残っています。
F氏は「電子契約を入れてみて、次のアクションが明確になった。発注書・請求書の流れをつなぎ込むことで、1件の工事の書類を全部デジタルで管理できるようになる。そうなると、どの工事にどんな書類があるかを一元管理できる」と話します。
具体的な計画を整理します。
- 2026年度 — 工事注文書・発注書の電子化（クラウドサインの注文書機能を活用）
- 2026年度 — 請求書の電子化と会計ソフトとの自動連携（freeeとの連携を検討）
- 2027年度 — 施工管理アプリとの統合（現場書類と契約書類の一元管理）
「電子契約は入り口でした。やってみると思ったより簡単で、次のステップが見えてきた。建設業のDXは複雑そうに見えるけど、一つひとつは難しくありません。電子契約を最初のステップにした判断は正解だった」（F氏）
建設業のペーパーレス化の全体像については建設業のペーパーレス化ガイド — 書類削減で年間500時間を取り戻す方法で解説しています。
IT導入補助金の活用実績
E建設はクラウドサインの導入にあたってIT導入補助金（デジタル化・AI導入補助金）を活用しました。
| 項目 | E建設の実績 |
|---|---|
| 導入ツール | クラウドサイン（電子契約サービス） |
| 申請枠 | 通常枠 |
| 補助率 | 1/2 |
| 補助額 | 132,000円（年間利用料264,000円の半額） |
| 申請から採択まで | 約6週間 |
| 採択から入金まで | 約5ヶ月 |
IT導入補助金は「採択前に有料プランを契約した費用は補助対象外」というルールがあります。E建設では無料トライアルで動作確認しながら申請を進め、採択通知を受け取った後に有料プランへ移行しました。クラウドサインの担当営業がこのスケジュール管理をサポートしてくれたため、手続きの煩雑さはほとんど感じなかったといいます。
補助金の申請方法については建設業のIT導入補助金活用ガイドで詳しく解説しています。
建設業における電子契約の法的根拠
電子契約を導入する際に経営者が最初に気になるのは「紙の契約書と同じ法的効力があるのか」という点です。結論として、建設業においても電子契約は法的に有効です。
2020年の建設業法改正（第19条改正）により、工事請負契約における電磁的方法による締結が明示的に認められました。従来は「書面交付義務」があったため電子契約の適法性に疑義があったのですが、法改正によってこの問題は解消されています。
ただし、以下の条件を満たすことが必要です。
- 相手方の同意を得ること（一方的な電子化は不可）
- 建設業法第19条第1項に定める必要記載事項が契約書に含まれていること
- 見読性（画面上で正確に確認できること）と保存性（電子データとして保存できること）が確保されていること
クラウドサインなど主要な電子契約サービスはこれらの要件を満たした設計になっていますが、テンプレートの記載事項については自社で確認することを推奨します。
同規模建設会社が導入する際の注意点
E建設の事例から抽出した、従業員50名・協力会社50社規模の建設会社が電子契約を導入する際の注意点をまとめます。
取引先の電子化対応状況を事前に把握する
50社の取引先を一気に電子化しようとすると、抵抗や混乱が生じるリスクがあります。E建設のように「上位先から段階的に展開する」アプローチが現実的です。電子化できない取引先への対応（紙の継続か、費用負担の見直しか）をあらかじめ決めておくことも重要です。
書類の種類を洗い出してテンプレートを整備する
本契約書だけでなく、変更契約・覚書・注文書・注文請書など、実際に使う書類の種類を全部洗い出してからテンプレートを整備する。E建設がフェーズ1で経験したように、変更契約用テンプレートの不備は後から気づくことが多いです。
社内の承認フローを最初に設計する
「誰がどの金額の契約書を送信できるか」という権限設計は、導入前に明確にする。あいまいなまま運用を始めると、権限を持たない担当者が送信してしまうリスクがあります。
電子帳簿保存法対応を同時に検討する
電子契約サービスの保存・検索機能が電子帳簿保存法の要件を満たすか確認します。対応している場合は、電子帳簿保存法対応として別途システムを入れる必要がなくなります。E建設はこれで別途の投資を回避できました。
まとめ
E建設の事例が示すのは、従業員50名・協力会社50社という規模の建設会社でも、電子契約の完全展開が3ヶ月で達成できるという事実です。
定量的な成果をまとめると、契約締結日数を10営業日から1営業日に90%短縮し、印紙税と郵送費を合わせた年間コスト削減額が約100万円。業務時間の削減（月43時間）と合わせた総合効果は年間200万円を超えています。
重要なのは展開の進め方です。一斉移行ではなく「パイロット3社→上位20社→全47社」という段階的な展開が、各フェーズでの問題発見と迅速な対処を可能にしました。協力会社への説明も「A4一枚の案内状 + 初回の電話一本」というシンプルなアプローチで、想定以上に順調に進んでいます。
電子契約の導入を迷っている建設会社にとって、この事例が示す最も重要なメッセージは「協力会社の対応が障壁になるという思い込みは外していい」という点です。受信側の操作がメールURLのクリックだけで完結するサービスを選べば、IT経験の少ない協力会社でも実用に耐えます。
まず無料トライアルで試してみることをお勧めします。月30件の契約を処理する建設会社であれば、1ヶ月のトライアルで印紙税と業務時間の削減効果を体感できます。
電子契約サービスの選び方については建設業向け電子契約サービス比較で詳しく解説しています。
参考情報
- 国土交通省「建設工事における電子契約について」 — 電子契約の法的根拠・建設業法改正の解説
- 国税庁「電子契約と印紙税」 — 電子契約への印紙税非課税の公式見解
- 国税庁「電子帳簿保存法」 — 電子帳簿保存法の要件と解説
- 中小企業庁「IT導入補助金」 — 補助金の最新情報・申請要件
よくある質問
- 建設業の電子契約は法的に有効ですか？
- 有効です。2020年の建設業法改正（第19条）により、工事請負契約における電磁的方法による締結が明示的に認められています。ただし相手方の同意が必要で、建設業法第19条が定める必要記載事項が含まれていることを確認してください。
- 電子契約にすると印紙税はかかりませんか？
- かかりません。電子契約（電磁的記録）は印紙税法上の課税文書に該当しないという国税庁の公式見解があります。E建設の事例では年間約96万円の印紙税削減を実現しました。
- 協力会社がITに不慣れでも電子契約を展開できますか？
- クラウドサインなどのメール認証型サービスは、受信側にアカウント登録が不要でメールのURLをクリックするだけで署名できます。E建設では50社のうち47社が問題なく対応しました。初回だけ電話サポートを行うことで、高齢の代表者でも操作できています。
- 協力会社50社への展開にはどれくらいの期間がかかりますか？
- E建設の事例では約3ヶ月でした。パイロット3社（2週間）→上位20社（4週間）→全47社（4週間）という段階的な展開が効果的です。一斉移行は混乱リスクがあるため、段階的に進めることを推奨します。
- 電子契約の導入で電子帳簿保存法への対応もできますか？
- クラウドサインなど主要サービスは、締結済み書類の保管・検索機能を持っており、電子帳簿保存法が求める検索機能要件を満たすことが多いです。E建設はクラウドサインへの移行だけで電子帳簿保存法対応の大部分を実現しました。ただし請求書など電子契約以外の書類については別途対応が必要です。
あわせて読みたい:
- 建設業向け電子契約サービス比較 — 主要サービスの機能・価格を比較
- 建設業のIT導入補助金活用ガイド — 導入コストを抑える申請方法
- 建設業のペーパーレス化ガイド — 電子契約を起点にした書類削減の全体像
- 電子帳簿保存法とは — 建設業の対応ポイントを解説
- 自社に合ったDXツール選びを相談する（無料） — ケンテク無料相談窓口